LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KORWAT (Koordinator Akhwat) SIMPOSIUM INTERNASIONAL 5 Fatin Rohmah Nur Wahidah 1006663972 (F.PSI 2010)

I. PENDAHULUAN

Assalmu’alaykum wr. wb

Alhamdulillahirabbil’aalamiin. Segala puji hanya bagi Allah Tuhan semesta alam yang telah memberikan berbagai kenikmatan pada diri saya serta kesempatan merasakan nikmatnya ukhuwah sesama muslim yang seiman dan se-Islam. Shalawat serta salam semoga senantiasa tercurah pada suri tauladan manusia, Nabi agung Muhammad Saw, kepada para keluarganya, tabi’in dan tabi’it serta para pengikut risalah belliau hingga akhir zaman. Dan semoga kita termasuk orang-orang beruntung yang mendapat syafaat-Nya di akhirat kelak.

Simposium Internasional sebagai salah satu program kerja SPACE SALAM UI, sudah dilaksanakan sejak tahun 2006. Masalah Palestina sebagai masalah ummat mengundang keprihatinaan sekaligus kepedulian mahasiswa SALAM UI yang kemudian diwujudkan dalam bentuk acara simposium internasional ini. Harapannya, akan ada pencerdasan secara kontinu kepada masyarakat terutama mahasiswa tentang masalah Palestina. Sampai saat ini telah diselenggarakan lima kali simposium internasional, yang pertama tahun 2006 dan kini yang kelima di awal tahun 2011, tepatnya 8-9 Januari 2011.

Sebuah kepanitiaan yang luar biasa menurut saya karena pelaksananya adalah mahasiswa baru yang notabenenya, kebanyakan panitia belum memiliki banyak pengalaman serta belum saling mengenal. Sementara kepanitiaan tersebut dituntut melaksanakan sebuah acara besar bertaraf internasional yang tentu membutuhkan kekompakan dan koordinasi tim yang baik. Dibutuhkan pula  kerja keras dan komitmen kuat dari penyelenggara maupun pelaksana untuk mensukseskan acara tersebut.

Terpilihnya koordinator akhwat pada bulan Oktober lalu, bagi saya adalah sebuah hal mengejutkan yang membuat saya tidak mampu berbuat apa-apa kecuali tersenyum tanpa makna. Mengemban amanah yang begitu besar dan bayangan hambatan yang ditemui nantinya membuat saya pesimis. Namun, tidak ada kata mundur dalam kamus hidup saya. Maka, teruslah saya maju dengan segala kekurangan diri, tetapi optimis akan kesuksesan acara ini. Alhamdulillah ada banyak pihak yang turut membantu saya, antara lain: Ka Rani yang selalu bersemangat, teh Umi yang tak kenal lelah, ka Zakky yang menggugah kesadaran saya, ka Amani yang tegas, ka Ilma yang pengertian, juga para SC –bang Aan dan Ka Ria- yang tampak tenang serta rela meluangkan waktu di tengah-tengah kesibukan serta tugasnya untuk panitia. Tak lupa juga ka Tamia yang sudah memberikan ‘to do list’, yang sangat membantu saya serta ka Agung yang berkenan meluangkan waktu sebagai penasihat kami yang baik. Saya mengucapkan jazakumullah khairan katsir. Semoga Allah senantiasa melindungi dan mengikat kita semua dalam dien yang dirihai-Nya ini.

Selain itu, kepada seluruh panitia terutama BPH kepanitiaan SI 5, baik ikhwan maupun akhwat yang sudah bekerja keras dan tetap konsisten serta berkomitmen dengan tugas-tugasnya, jazakumullah khairan katsir. In sya allah balasan Allah lebih dari apa yang Antum lakukan. Saya juga minta maaf atas segala kekurangan dan kekeliruan yang saya lakukan kepada seluruh panitia, terutama panitia akhwat dan pihak-pihak terkait lainnya. Jika ada kata-kata maupun sikap yang kurang berkenan mohon dimaafkan. Sesungguhnya kesalahan itu datangnya dari diri saya dan lingkungan sekitar saya, semoga dimaafkan.

II. JOBDESC

1.       Membantu PO (Project Officer) memantau perkembangan target per minggu yang telah dibuat.

2.       Berkordinasi dengan PO secara langsung.

3.       Memastikan koordinasi lintas bidang lancar.

4.       Memantau progress “to do list” dari pembina untuk tiap bidang.

5.       Menerima dan menindaklanjuti laporan dari panitia akhwat maupun dari pihak yang membantu mensukseskan SI 5, kepada PO serta panitia lain.

6.       Membuat jarkom serta berkoordinasi dengan korwat bidang akhwat.

7.       Mengontrol dan menjalin hubungan baik dengan teman-teman akhwat.

8.       Berkordinasi dengan KNRP mengenai beberapa hal terkait perlengkapan acara, konsumsi, tempat, serta keuangan.

9.       Membantu bidang konsumsi menentukan teknis penyediaan konsumsi pra acara hingga pasca acara.

10.   Membantu keuangan terutama bidang JDN dalam mempersiapkan penggalangan dana dan ikut dalam penggalangan dana tersebut.

11.   Berkoordinasi dengan pihak kemahasiswaan terkait transportasi peserta.

12.   Membuat LPJ korwat.

13.   Memantau LPJ tiap bidang.

 

III. HAMBATAN DAN SOLUSI

1.       Arahan dan targetan dari SC yang kurang jelas, membuat kepanitiaan “mengambang” kurang terarah mencapai tujuan. Maka, perlu upaya pengarahan yang sifatnya lebih detail serta lebih sering mengingatkan panitia, terutama PO dan Korwat tentang targetan yang dibuat.

2.       Panitia yang kebanyakan tidak saling mengenal apalagi memahami karakter masing-masing. Karena panitia adalah mahasiswa baru yang kebanyakan dari daerah dan baru bertemu. Panitia juga berasal dari berbagai fakultas sehingga komunikasi dinilai kurang optimal. Maka, perlu diadakan pengenalan dan pertemuan yang lebih intensif untuk para Salam Muda Mandiri sejak pertama kali mendaftar menjadi anggota SALMAN.

3.       Kurangnya pembekalan informasi yang disediakan SC baik lisan maupun tertulis, sehingga kurang bisa melakukan dan menentukan akselerasi langkah selanjutnya. Maka, perlu diberikan pembekalan yang lebih lengkap, misalnya informasi LPJ tahun lalu, informasi gambaran acara di tahun-tahun sebelumnya, hambatan di tahun-tahun sebelumnya, dan sebagainya.

4.       Adanya panitia/korwat bidang akhwat yang langsung berkoordinasi dengan PO, sehingga korwat SI 5 tidak mendapat informasi/laporan progress teraktual. Maka, perlu penjagaan dan  penegasan dari PO untuk bisa mengkondisikan hal tersebut tidak terjadi. Begitu pula dengan korwat dan panitia lain yang mengetahui, agar mengingatkan alur koordinasi berjalan sebagaimana mestinya.

5.       Rapat pleno seluruh panitia di tempat terbuka dan kurang kondusif, sehingga hanya beberapa panitia saja yang mendapat informasi terbaru. Maka, rapat BPH maupun pleno perlu dilaksanakan di tempat tertutup yang kondusif. Tidak lupa PO atau yang mewakili  harus terus memantau perhatian panitia lain yang dipimpinnya selama rapat berlangsung.

6.       Waktu persiapan kegiatan yang semakin mendekati ujian akhir semester, sehingga beberapa panitia kurang fokus dan kurang serius dengan tugasnya terkait acara SI 5. Maka, perlu mempertimbangkan kembali waktu pelaksanaan acara. Jika tetap tidak bisa diubah, perlu adanya saling pengertian antarpanitia untuk bekerja sama membantu meng-cover atau  menyelesaikan tugas panitia lain yang sedang ujian. Misalnya dengan membagi tugas yang disesuaikan dengan waktu ujian. Komunikasi di internal bidang sangat penting dalam hal ini.

7.       Kebanyakn PJ bidang dan korwat bidang kurang bisa memberdayakan stafnya, sehingga staf merasa kurang dilibatkan. Hal ini secara tidak langsung membuat satu per satu panitia mundur atau me-nonaktifkan diri. Maka, PJ maupun korwat bidang tersebut harus mau melatih diri agar lebih luwes merangkul panitia lain. Berbagi tugas dan saling memahami kesulitan bersama.

8.       Kurangnya komunikasi antarpanitia  dan sense of belonging acara SI 5, sehingga jobdesc SI 5 hanya dianggap sebagai tugas per bidang saja. Setiap bidang hanya memikirkan jobdesc masing-masing dan kurang mau membantu/bekerja sama dengan bidang lain. Maka, perlu adanya sarana agar panitia lebih sering dan lebih mudah berkomunikasi setiap waktu. Agar antarpanitia tidak segan dan bisa saling share tentang masalah yang dihadapi. Misalnya membuat milis, grup facebook, nomor handphone yang jelas dan selalu aktif, dan sebagainya. Bisa juga misalnya membuat acara yang bisa mendekatkan hubungan mental dan kebersamaan. Misalnya permainan tim building, jalan-jalan bersama, makan bersama, dan sebagainya. Selain itu, perlunya kesadaran dari tiap panitia akan tanggung jawabnya dalam kepanitiaan ini.

9.       Tidak terkondisikannya proses tawaris dan kegiatan tim building, sehingga pengetahuan acara simposium internasional ini tidak merata. Hal tersebut mengakibatkan girah atau semangat antarpanitia berbeda. Yang semangat bahkan semakin maju meninggalkan mereka yang tersembunyi atau yang menyembunyikan diri, yang tak bersemangat, yang tak mau memahami, dan yang tak mau berkontribusi. Maka, perlu menemukan cara serta waktu yang tepat agar proses tawaris berjalan lancar serta tepat sasaran. Selain itu, perlu menemukan jenis permainan atau konten acara tim building yang benar-benar bisa mengompakkan serta mengokohkan panitia.

 

IV. SARAN

1.       Hendaknya seluruh panitia mengerti dan memahami tujuan acara. Pemahaman panitia sebisa mungkin selalu di-update dan disamakan frekuensinya.

2.       Perlu jobdesc yang jelas agar sebagian besar panitia terberdayakan. Sebisa mungkin tiap individu panitia mendapat jobdesc-nya masing-masing.

3.        Bagi korwat dalam memilih panitia, terutama korwat bidang hendaknya memilih secara tepat (yang memiliki banyak pengalaman dan/atau yang memiliki inisiatif mau belajar).

4.       Masalah keuangan yang bersumber dari danus, sponsorship, dan jejaring donasi harus lebih serius ditangani sehingga keperluan yang dibutuhkan bisa ter-cover dan acara tidak terhambat terbentur biaya.

5.       Korwat lebih tegas mengingatkan akhwat yang sulit diajak kerja sama. Misalnya jarang hadir, tidak memberikan laporan progress yang diharapkan, dan/atau mengambil keputusan sendiri tanpa berkoordinasi dengan korwat.

6.       Steering Commitee (SC) dan pembina hendaknya memberikan bekal yang memadai kepada PO, Korwat, dan PJ/korwat bidang mengenai pemahaman dan teknis acara serta pengalaman tahun-tahun sebelumnya. Hendaknya SC lebih perhatian pada panitia bidang lain, bukan hanya acara. Selain itu, SC bisa menetapkan target panitia tiap bidang setiap pekannya dan lebih tegas dengan kinerja panitia (terutama PO dan korwat).

7.       Acara yang disusun hendaknya lebih banyak menghadirkan pembicara maupun undangan dari luar negeri, agar nama acara “Simposium Internasional” lebih terasa internasional-nya. Namun, yang perlu diperhatikan adalah masalah akomodasi. Oleh karena itu, dana yang panitia miliki harus kuat. Masalah keuangan benar-benar harus diperjuangkan oleh seluruh panitia.

8.       Mengingat urgensi pencarian dana, maka hendaknya ada pelatihan bagi para pencari dana, terutama bidang sponsorship. Pelatihan ini meliputi penyadaran pencapaian sasaran biaya yang dibutuhkan, cara berkomunikasi dengan pihak sponsor, performance saat presentasi, dan sebagainya. Agar dana yang didapatkan bukan hanya senilai ratusan ribu melainkan jutaan rupiah. Begitu juga dengan danus yang perlu dibantu dalam menghubungi alumni. Bagaimana cara berkomunikasi yang sopan, tanpa mengesankan panitia hanya butuh dana alumni saja. Danus juga perlu diarahkan agar tidak hanya berjualan makanan atau pernak-pernik kecil yang sedikit keuntungannya. Untuk JDN, hendaknya lebih teliti dengan peluang. Memprioritaskan lokasi yang berpeluang besar mendapat banyak donasi seperti perumahan ikhwah elite, tempat umum (tidak harus tempat wisata), masjid-masjid besar, kantor lembaga-lembaga Islam, dan lain-lain. Mungkin  perlu juga bekerja sama dengan kantor-kantor daerah, lembaga trainer, yayasan-yayasan, dan sebagainya untuk turut membantu penggalangan donasi Palestina. Namun, esensi dari penggalangan donasi ini adalah pencerdasan masyarakat tentang Palestina. Agar masyarakat lebih kenal dan lebih peduli pada Palestina. Diharapkan, donasi ini tidak berhenti pada acara puncak yaitu SI 5, bahkan setelah acara SI 5 selesai pun masih akan ada donasi-donasi yang masuk ke rekening yang disediakan untuk membantu Palestina.

9.       Terkait hasil konferensi yang telah dilakukan dalam acara SI 5, hendaknya ada tindak lanjut yang serius terkait hasil konferensi tersebut. Bukan hanya pembacaan deklarasi melainkan wujud nyatanya. Mungkin perlu dibentuk suatu kelompok yang concern dan bertugas khusus dalam menangani hasil konferensi tersebut. Bisa juga bekerja sama melibatkan berbagai kalangan untuk mensukseskannya. Kerja sama antara FSLDKN, tokoh mahasiswa, tokoh pemerintahan, tokoh politik, tokoh masyarakat, media massa, dan pihak lain yang dianggap terkait serta mampu mewujudkan hasil konferensi tersebut.

10.   Demi tercerdaskannya mahasiswa tentang masalah Palestina, diharapkan tiap LDF di Universitas Indonesia mampu menyelenggarakan acara senada yang membahas isu Palestina. Sehingga, meski media tidak mengekspos berita Palestina secara mendalam, mahasiswa tetap tersadarkan dan akrab dengan isu Palestina. Hal ini akan membantu melancarkan proses penjaringan donasi untuk Palestina dan meningkatkan partisipan/ simpatisan acara simposium internasional selanjutnya.

V. PENUTUP

Demikian laporan pertanggungjawaban korwat acara Simposium Internasional 5 saya buat. Atas segala bantuan, dorongan, dan inspirasi berbagai pihak , yang tidak bisa saya sebutkan satu per satu baik secara langsung maupun tak langsung, saya mengucapkan terima kasih, jazakumullah khairan katsir. Semoga Allah membalas segala amal perbuatan Antum. Saya juga meminta maaf kepada seluruh pihak atas kekhilafan yang saya lakukan secara sadar maupun tidak sadar. Tiada gading yang tak retak, tiada manusia yang sempurna, begitu pun saya. Semoga acara Simposium Internasional selanjutnya dan simposium internasional lainnya yang senada, semakin bermanfaat serta menghasilkan kesepakatan solutif atas masalah Palestina. Kemerdekaan Palestina adalah keinginan kita! Tetaplah berjuang dan yakinlah Allah bersama kita! Hamasah! Allahu akbar!

Wassalamu’alaykum wr. wb.