Jangan Anggap Remeh Sebuah Konfirmasi

Purbalingga, 27 Agustus 2011. 22:50

Mungkin bagi teman-teman yang sering mendapat undangan hadir dalam pertemuan, rapat, seminar, atau janji dengan teman-teman lainnya akan sering pula mendapat “pengharapan kehadiran” dari yang mengundang. Mungkin sesekali juga akan mendapat kalimat permohonan konfirmasi kedatangan. Apakah Anda sebagai pihak yang diundang bisa datang atau tidak ke undangan tersebut.

Saya katakan pentingnya menjawab undangan tersebut dengan cara mengkonfirmasikannya ke pihak yang mengundang. Mengapa? Menurut saya, melalui konfirmasi dapat dikatahui jelas siapa saja dan berapa jumlah undangan yang bisa hadir dan tidak bisa hadir. Hal tersebut berpengaruh terhadapa beberapa hal berikut :

1. Konsep acara. Misalnya dalam acara silaturahim antara kakak senior dengan junior. Jika semua yang diundang mengkonfirmasi kehadirannya, maka bisa diketahui siapa saja senior yang datang maupun junior yang datang. Penyelenggara memiliki dua rencana. Apabila yang datang banyak junior maka akan dilakukan perkenalan singkat dan penayangan video tertimoni langsung sehingga waktu pertemuan bisa selesai pukul sekian. Namun, jika yang lebih banyak senior maka bisa jadi waktu yang dibutuhkan untuk kenalan lebih lama dan tidak perlu ada video testimoni atau acara lainnya.

2. Batal/tidaknya acara. Setelah mengetahui jumlah undangan yang datang dalam sebuah team building misalnya, ternyata terlalu sedikit dan kurang efektif jika team building tetap dilaksanakan, maka acara batal diadakan atau diundur hingga beberapa waktu. Berbeda halnya jika jumlah mereka diketahui jelas setelah konfirmasi memenuhi target, maka acara bisa tetap dilaksanakan.

3. Masalah konsumsi. Yap! Ini dia yang biasanya tidak boleh tertinggal di setiap pertemuan rapat, seminar, pengajian, ulang tahun, dan berbagai pertemuan lainnya. Nah, kalau misalnya akan buka puasa bersama di sebuah tempat makan yang harus pesan dulu, konfirmasi kedatangan sangat penting. Kalau yang konfirmasi berbeda dari yang datang, entah lebih sedikit atau lebih banyak, bukankah akan merepotkan penyelenggara? Jangan sampai memubazirkan makanan yang sudah dipesan ataupun merepotkan penyelenggara mencari-cari dan menyediakan konsumsi mendadak jika kekurangan.

4. Masalah perlengkapan. Misalnya akan dibuat sebuah permainan dalam acara reuni alumni SMA. Permainan tersebut membutuhkan property seperti kertas, tali, holahop, atau bahan dan alat lain yang tidak bisa didapatkan mendadak. Jika tidak ada kejelasan konfirmasi berapa orang yang datang, maka penyelenggara akan kesulitan menyediakan property yang dibutuhkan.

5. Masalah dana. Misalnya dalam sebuah acara jalan-jalan yang menyewa bus untuk rombongan. Harga sewa bus sudah pasti memiliki harga sewa standarnya. Jika konfirmasi kehadiran jelas, maka bisa ditentukan berapa masing-masing orang yang akan ikut harus membayar sehingga bisa dipertimbangkan apakah uang yang harus dibayarkan tersebut memberatkan atau tidak. Jika memberatkan, kemungkinan tidak jadi jalan-jalan dengan menyewa bus. Namun jika tidak, bisa segera dipesan bus tersebut lalu ditentukan kapan waktunya.

6. Masalah waktu. Misalnya dalam sebuah pertemuan yang diagendakan sudah mulai pada pukul 16.00 ternyata setelah konfirmasi, banyak yang tidak bisa datang pada pukul 16.00 karena masih ada kuliah. Mereka baru bisa datang pukul 17.00 sedangkan yang tadinya bisa datang pukul 16.00 pun tidak keberatan bila waktu mulai pertemuannya diundur menjadi pukul 17.00. Nah, dengan kejelasan konfirmasi semuanya pun bisa disesuaikan hingga mendapat keputusan yang paling sedikit berisiko.

Hemm.. saya rasa masih ada hal-hal lain yang dapat mendukung pernyataan saya. Mungkin beberapa gambaran awal ini cukup untuk menunjukkan betapa pentingnya sebuah konfirmasi meski hanya memberi jawaban “datang/ tidak”. Lebih baik lagi bila jelas alasannya jika tidak datang dan permohonan maaf karena tidak bisa memenuhi undangan tersebut. Atau mungkin jika bisa datang, datang terlambat/ontime, jam berapa perkiraan sampai di tempat tujuan.

Hidup ini memiliki aksi-reaksinya. Ketika kita menghargai orang lain, maka orang lain akan menghargai kita. Bahkan jika kita memudahkan urusan mereka, maka Allahlah yang akan memudahkan urusan kita. Jadi, mulai sekarang yuk luangkan sedikit waktu atau relakan satu pesan balasan untuk konfirmasi!